Analystes en exploitation bureautique niveau intermédiaire

Télétravail + présentiel

Valide jusqu'au 2024-08-18

Nous recherchons actuellement six (6) analystes en exploitation bureautique niveau intermédiaire pour participer à la réalisation de plusieurs projets chez un de nos clients du Gouvernement du Québec.

Un analyste en exploitation bureautique de niveau intermédiaire est responsable de la stabilité, de la sécurité et de la performance des outils bureautiques au sein d'une organisation.

 

Voici un résumé des tâches et responsabilités qui seront les vôtres en tant qu'analyste en exploitation bureautique de niveau intermédiaire.

 

1. Exploitation des données bureautiques

• 
  10 Soutien aux opérations et aux procédés administratifs
  Les travaux de soutien aux opérations et aux procédés administratifs consistent à supporter la gestion des opérations et des mandats, dans l’organisation du travail en collaboration avec les équipes internes du client, ainsi qu’à l’exécution des priorités au quotidien.
  Les travaux à réaliser sont notamment les suivants :

•  Améliorer et exploiter les outils (DMU) permettant le suivi des mandats opérationnels ou administratifs de la direction;
•  Analyser les activités de la direction et ses indicateurs afin d’émettre des recommandations pour améliorer les procédures à l’interne dans le but d’optimiser les services rendus;
•  Analyser et réviser les procédures et mécanismes en place, dans l’optique d’optimiser la performance des secteurs, et ce, afin de rencontrer les niveaux de services de l’offre de services du client;
•  Participer à l’amélioration des procédures concernant les tâches quotidiennes;
•  Définir, instaurer et rectifier, le cas échéant, des mesures de contrôle (ex. en cas de non-atteinte des indicateurs mensuels.);
•  Signaler tout risque, problématique, écart ou retard dans l’échéancier des mandats ;
•  Produire, au besoin, de la documentation de soutien et maintenir la documentation à jour;
•  Analyser et instaurer des rapports de gestion provenant de plusieurs sources données (ex. ServiceNow, DMU, etc.), à l’aide d’outils tels qu’Excel et Power BI, de façon à évaluer la performance des services, d’établir des comparatifs entre les trimestres, etc.

• 
  9 Soutien informatique VIP et de proximité pour le client

  La clientèle VIP est constituée des membres de niveau exécutif (haute direction). Le service VIP permet un traitement prioritaire des demandes et des incidents de services bureautiques et permet, également, un soutien étendu sur abonnement.
  Le soutien de proximité consiste, pour sa part, à soutenir les employés du client dans l’utilisation des produits et services technologiques en tant qu’outils de travail.
  Les travaux à réaliser sont notamment les suivants :

•  Prendre en charge, analyser et résoudre les incidents et les problèmes informatiques pour la clientèle « VIP », ainsi que les demandes de soutien de proximité pour les employés du client, de façon à rencontrer les niveaux de services de l’offre de services du client;
•  Collaborer avec les divers secteurs du client qui sont impliqués dans la résolution de la demande;
•  Documenter les interventions dans les bases de connaissances de ServiceNow et élaborer d’autres outils (ex. Excel) de soutien aux opérations;
•  Proposer et mettre en œuvre des mesures de suivi et de contrôle de la qualité des interventions de soutien;
•  Participer à la mise à jour des procédures et des guides.

• 
  8 Approvisionnement, récupération et disposition des équipements bureautiques

  Les travaux d’approvisionnement incluent toutes les activités liées à l’analyse des demandes en matière d’équipements bureautiques et le suivi de celles-ci jusqu’à leur livraison, puis d’une analyse de la viabilité des équipements récupérés pour en déterminer le traitement :
  Les travaux à réaliser sont notamment les suivants :

•  Participer aux travaux nécessitant une analyse des demandes en regard de l’approvisionnement, de la récupération et de la disposition des équipements bureautiques, soit de la réception des nouveaux équipements jusqu’à la récupération des équipements usagés, et ce, afin de rencontrer les niveaux de service en place;
•  Analyser les demandes de service nécessitant des équipements bureautiques de façon à s’assurer de leur disponibilité et à établir une priorité dans les demandes pour s’assurer du respect des délais prescrits par l’offre de service du client.
•  Analyser et valider, si requis, la mise en place d’outils (DMU) pour le suivi relatif aux activités d’approvisionnement;
•  S’assurer, avant la livraison des équipements bureautiques aux clients, que celle-ci répond totalement à leur besoin;
•  Participer à la planification, à l’organisation, à l’élaboration des échéanciers et à l’avancement de l’ensemble des travaux d’approvisionnement, de récupération et de disposition des équipements bureautiques;
•  Effectuer le suivi auprès de la clientèle et s’assurer qu’ils sont avisés du statut de leurs demandes;
•  Analyser, prendre en charge et corriger les situations problématiques, de façon a que l’ensemble des équipements demandés soient livrés au client (ex. livraison incomplète ou clarification du besoin auprès du client);
•  Tenir à jour les tableaux de bord afin de répondre aux demandes dans les délais prescrits par l’offre de service du client et réaliser des suivis de l’inventaire en atelier afin de commander les équipements qui sont en entrepôt. 

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  7 Entretien des équipements bureautiques

  Les travaux concernent toutes les activités liées à l’entretien et de réparation des équipements bureautiques du client.
  Les travaux à réaliser sont notamment les suivants :

•  Participer aux travaux d’analyse des activités d’entretien et de réparation des équipements bureautiques, afin de rencontrer les niveaux de service de l’offre de services du client. Cette analyse permet d’évaluer notamment les solutions possibles afin de répondre aux besoins émis par la clientèle (ex. demandes spécifiques ou nécessitant des arrimages supplémentaires) et de traiter des équipements sous garantie auprès des fournisseurs;
•  Plus précisément, les travaux à réaliser sont notamment les suivants :
•  Analyser les demandes de service, déterminer la meilleure solution et s’assurer de son application et sa diffusion;
•  Effectuer le suivi auprès de la clientèle en s’assurant qu’elle soit avisée du statut de sa demande et que les communications sont adéquates et de qualité;
•  Élaborer et maintenir une documentation et des procédures à jour;
•  Participer à l’amélioration de l’organisation du travail en effectuant des correctifs aux procédures, lorsque requis;
•  S’assurer du respect des ententes de service en place, de façon à réaliser des interventions adéquates selon la clientèle visée;
•  Améliorer et mettre en place des tableaux de bord pour le suivi et à la reddition de comptes des interventions effectuées, conformément aux processus et outils de gestion en place. 

•  

   

   6.Création et installation de machines virtuelles (VM)

  Les travaux consistent à créer et attribuer des machines virtuelles selon les besoins émis.

• Les travaux à réaliser sont notamment les suivants :
•  Valider et mettre à jour l’inventaire des postes virtuels;
•  Analyser les demandes spéciales ou non normalisées reçues des clients et formuler des recommandations (ex. des demandes hors catalogue afin de répondre à un besoin particulier);
•  Analyser les cas problématiques (ex. manque de performance d’une VM), déterminer les solutions appropriées et assurer leur mise en œuvre en collaboration avec la clientèle;
•  Valider et mettre à jour les procédures et les guides afin de s’assurer qu’ils respectent les normes et les règles établies en matière de virtualisation;
•  Répondre aux demandes de renseignements des équipes d’exploitation ;
•  Soutenir les équipes spécialisées lors de problématiques, et participer à la recherche de solution. 

•  

  5 Aménagement de l’environnement bureautique

  Les travaux d’aménagement permettent de rendre fonctionnel un nouvel environnement bureautique, ce qui inclut la relocalisation physique et le branchement d’équipements bureautiques.
  Les travaux à réaliser sont notamment les suivants :

•  Prendre en charge les demandes des clients pour aménager ou déplacer des équipements bureautiques;
•  Analyser, proposer et mettre en place une planification des activités relatives à l’aménagement;
•  Accompagner les différents collaborateurs (ex. l’équipe réseaux, la sécurité, etc.) pour répondre aux besoins des clients;
•  Tenir à jour la documentation et les outils de travail (ex. carnet des commandes, échéancier de réalisation, etc.).    

• *Les tâches pourraient évoluer et être sujettes à changement lors du prochain contrat de mobilité cellulaire.

   

  4 Pilotage - Gestion intégrée de l’impression, de l’imagerie et des périphériques (GIII)

  Les travaux de pilotage de GIII consistent à maintenir l’inventaire des imprimantes à jour, à procéder à des changements de configuration, à la création des queues d’impression et résoudre toute problématique en la matière.
  Les travaux à réaliser sont notamment les suivants :

•  Prendre en charge les demandes de changements des travaux d’impression et d’imagerie et celles en lien avec les périphériques (ex. nouvelle imprimante nécessite une queue d’impression);
•  Analyser les problématiques (ex. imprimante non fonctionnelle) et proposer et mettre en place les solutions pour trouver la source du problème et le régler;
•  Apporter un soutien pour toutes demandes concernant les imprimantes et les périphériques;
•  Assurer la mise à jour de l’information concernant le lieu des équipements et assurer la mise à jour de la base de données;
•  Tenir à jour la documentation sur l’utilisation d’une imprimante et/ou de ses périphériques (ex. guides);
•  Mettre à jour ServiceNow pour le suivi des problèmes rencontrés et consolider les informations pertinentes dans une base de connaissances.

• 
  3 Soutien opérationnel à la mobilité cellulaire

  Les travaux consistent à apporter un soutien opérationnel en matière de mobilité cellulaire.
  Les travaux à réaliser sont notamment les suivants :

•  Assurer le suivi de la migration en matière de mobilité cellulaire (ex. migration des lignes cellulaires lors de la signature d’un contrat avec un nouveau prestataire des services de mobilité cellulaire);
•  Valider des demandes de dérogations, lorsqu’une ligne cellulaire n’est pas en mesure d’être utilisée dans une zone X par le prestataire du contrat et qu’il doit faire affaire avec un autre prestataire qui couvre la zone en question;
•  Réaliser un suivi mensuel des différentes données opérationnelles liées à la mobilité cellulaire pour valider la qualité et l’exactitude des données transmises par le prestataire des services de mobilité cellulaire;
•  Procéder à la synchronisation des appareils mobiles dans Intune:
  • Ajouter et retirer les appareils;
  •  Apporter un support niveau 3 lors de problèmes de synchronisation ou d’incidents, via des billets de service dans ServiceNow;
  •  Accompagner les utilisateurs lors d’une première connexion (sur demande);
•  S’assurer de la conformité des appareils mobiles selon les normes de sécurités en place.

•  

    2. Gestion de l’inventaire

          Les travaux de gestion de l’inventaire permettent de contribuer au maintien de la qualité du parc informatique par la mise à jour des inventaires des équipements bureautiques.
          Les travaux à réaliser sont notamment les suivants :

•  Analyser et exploiter les données concernant la gestion de l’inventaire;
•  Analyser les données de l’inventaire, afin de détecter les écarts et d’apporter les correctifs nécessaires, le cas échéant;
• Documenter les problèmes de l’inventaire et proposer des améliorations pour éviter de tels problèmes à l’avenir ;
•  Participer à la mise en oeuvre des actions, des corrections, ainsi que la mise en place de mesures afin d’assurer une gestion optimale, ainsi que l’exactitude des données d’inventaire;
• Analyser et valider les besoins en nouveaux outils de suivi de l’inventaire (DMU) et assurer la mise en fonction de ceux-ci;
•  Procéder à l’assurance qualité des travaux réalisés relativement aux données de l’inventaire.

• Les travaux d’exploitation des données de la bureautique visent la production de rapports, de fichiers, et d’autres documents, ainsi que des indicateurs de gestion et de l’inventaire bureautique.
  Les travaux à réaliser sont notamment les suivants :

• Analyser des données pour la production de rapports et d’indicateurs;
•  Définir, instaurer et rectifier, le cas échéant, les mesures de contrôle des données relatives à la bureautique et mettre à jour des procédures;
•  Participer à l’amélioration des procédures opérationnelles (c’est-à-dire le déroulement de tâches) de la direction;
• Assurer le suivi et la mise à jour des indicateurs de performance et de gestion;
•  Analyser les demandes traitées hors délais afin de proposer des améliorations aux procédures;
• Participer à la mise en place d’outils de suivi des travaux et de la performance des services;
•  Participer à la rédaction de bilans de réalisation et à la mise à jour de tableaux de bord;
•  Participer à l’élaboration d’outils de développement en milieu utilisateur (DMU) pour l’exploitation de données et valider leur mise en application;

•  Documenter les outils d’exploitation de données en élaborant des dossiers fonctionnels, des guides, des procédures ou tout autre document de référence.

 

Expérience minimales requises

1. Détenir un diplôme universitaire de premier cycle (BAC) dans le domaine des technologies de l’information, en informatique, en administration des affaires ou en ingénierie.
2. Posséder trois (3) ans d’expérience à titre d’analyste dans le domaine des technologies de l’information.

• Salaire : 30$-32$ de l'heure - à négocier (rémunération concurrentielle)

• Contrat de 2 ans maximun, temps plein

• Date d'entrée en fonction : septembre 2024

• Avantages sociaux

• Lieu de travail :  Québec  | Télétravail

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Veuillez nous faire parvenir votre CV en format PDF dès maintenant à : emploi@brokou.com en précisant le titre et le numéro de l'offre : BRK0161AI.
*Veuillez noter que seules les candidatures rencontrant le profil du poste seront contactées. Nous vous remercions de votre collaboration.
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*Le diplôme doit être reconnu par le ministère de l’Éducation. Pour les diplômes obtenus à l’extérieur du Canada, une copie de l’évaluation comparative délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Diversité et de l’Inclusion (MIDI) doit être présentée.