Conseiller en organisation du travail

 Télétravail

Valide jusqu'au 2024-08-22

Un Conseiller en organisation du travail est un spécialiste qui analyse et évalue le fonctionnement d’une entreprise pour résoudre les problèmes et optimiser l’efficacité, souvent en intervenant sur les méthodes de travail, les politiques de gestion, et l’implantation de systèmes informatiques.
 

 

 

Responsabilités:

En plus des tâches normalement attribuées à la fonction, la personne choisie aura à: 

• Participer à la conception, l’orientation et/ou la validation de la définition des processus du client (niveau, portée, objectifs), afin de s’assurer de l’optimisation des processus à définir dans le cadre de la vue globale en matière d’architecture des processus du client;
• Proposer des pistes d’amélioration ou d’intervention pour l’atteinte des cibles et des niveaux de performance établis par la direction;
• Collaborer à l’évolution de l’architecture de l’organisation du travail;
• Orienter et conseiller sur les processus et procédés d’affaires;
• Collaborer au soutien fonctionnel (diffusion, vulgarisation, conseil) auprès des différentes unités administratives du client relativement à la compréhension de l’architecture de l’organisation du travail et des orientations qui s’y rattachent;
• Proposer des solutions permettant d’optimiser les services offerts à la clientèle desservie par le client;
• Accompagner le client à l’égard des processus à implanter ou à modifier dans les domaines touchants l’organisation du travail;
• Participer au maintien ou à l’amélioration de l'architecture intégrée des processus en respect des normes et des standards établis;
• Mettre en place une mesure de maturité des processus;
• Participer à la normalisation ou à l’amélioration des outils de documentation et de communication des processus;
• Accompagner l’ensemble des directions générales duclient dans l’identification des impacts des changements sur les processus, s’assurer des interrelations optimales et identifier les ajustements au besoin;
• Participer à la mise à jour des cartographies des services et des processus;
• Participer à la conception, au maintien et à la diffusion des orientations en termes de performance des services et processus;
• Conseiller sur les critères et mesures de performance à mettre en place selon les bonnes pratiques;
• Participer à la documentation des niveaux de services, objectifs, points de contrôle, indicateurs, critères de performance, ou autres, pour chaque service ou processus;
• Identifier et collecter les informations de gestion en vue d’alimenter le tableau de bord du client;
• Analyser les résultats obtenus relatifs à la performance des services et des processus et proposer les améliorations requises;
• Participer aux activités nécessaires au fonctionnement opérationnel du processus de gestion des niveaux de services.

 

Biens livrables à produire:

Les biens livrables à produire ou à réviser comprennent tous ou une partie des éléments suivants, sans pour autant être exhaustifs :

 

    Bien livrable 1 : Définition de mandat (analyse détaillée)

 

•  le contexte de l’intervention (sommaire de la situation actuelle, du besoin ou de la problématique);
•  les bénéfices et avantages du mandat;
•  les objectifs du mandat;
•  la portée du mandat;
•  les activités et les biens livrables à réaliser, ainsi que les responsables de leur validation et approbation;
•  les exclusions et les particularités du mandat;
•  l’échéancier (détail par activité ou bien livrable);
•  l’identification des collaborateurs (par activité ou bien livrable);
•  les facteurs de risque;
•  les hypothèses et les contraintes;
•  la démarche de validation, d’assurance qualité et d’approbation des biens livrables;
•  la stratégie de mise en oeuvre et de gestion du changement;
•  les efforts estimés des collaborateurs (par activité ou bien livrable);
•  la date/trimestre ciblée pour le début de réalisation du mandat.

 

    Bien livrable 2 : Analyse globale des impacts en organisation du travail

 

•  le soutien par les exploitants (nouveaux outils et processus ou mise à jour, nouveaux fournisseurs et contrats);
•  les services (catalogue des services d'affaires, des services techniques, offres et ententes de services);
•  les niveaux de services et les plages d'intervention (efforts et coûts supplémentaires, délais d'intervention);
•  le coût de revient du service;
•  la performance du service et de ces processus;
•  les processus et les procédures des directions;
•  les rôles et les responsabilités des directions et des divisions impliquées (ajout, modification, retrait de tâches, efforts supplémentaires);
•  la gestion du changement (développement des compétences, formation, communications).

 

    Bien livrable 3 : Analyse détaillée des impacts en organisation du travail

 

•  les actions à prendre et les biens livrables (autres qu’en organisation du travail) à réaliser ou à mettre à jour, l’identification des responsables, leur priorité, leur planification et les efforts requis pour les réaliser;
•  les biens livrables en organisation du travail à réaliser ou à mettre à jour, leur priorité et leur planification. Une présentation orale sommaire au comité de gestion du client peut être requise lorsque plus d’une unité administrative est impliquée ou visée.

• Un document PowerPoint résumant le bien livrable est utilisé lorsqu’une telle présentation est requise; ce document est alors considéré comme un élément faisant partie du bien livrable.

 

    Bien livrable 4 : Diagramme de processus opérationnel (DPO) – Sommaire

 

• Une présentation orale sommaire au comité de gestion peut être requise lorsque plus d’une direction est impliquée ou visée. Un document PowerPoint résumant le bien livrable est utilisé lorsqu’une telle présentation est requise; ce document est alors considéré comme un élément faisant partie du bien livrable.
• Bien livrable 5 : Diagramme de processus opérationnel (DPO) – Détaillé
• Le diagramme de processus opérationnel (DPO) – Détaillé est une représentation graphique des flux d’activités entre les intervenants pour les différentes phases d’un processus. Dans le DPO - Détaillé on représente les activités et les sous-activités. On retrouve habituellement deux ou trois niveaux de détail.
• Une présentation orale sommaire au comité de gestion du MCN peut être requise lorsque plus d’une unité administrative est impliquée ou visée. Un document PowerPoint résumant le bien livrable est utilisé lorsqu’une telle présentation est requise; document est alors considéré comme un élément faisant partie du bien livrable.
• Exemple de parties prenantes au DPO - Détaillé : gestionnaires, chefs d’équipe, intégrateurs d’exploitation, coordonnateur du SAC.

 

    Bien livrable 6 : Matrice des responsabilités (RACI) d'un processus

 

• Une présentation orale sommaire au comité de gestion du MCN peut être requise lorsque plus d’une unité administrative est impliquée ou visée.
• Un document PowerPoint résumant le bien livrable est utilisé lorsqu’une telle présentation est requise; ce document est alors considéré comme un élément faisant partie du bien livrable.

 

    Bien livrable 7 : Modèle détaillé du processus (MDP/DPO)

• Le modèle détaillé du processus (MDP/DPO) documente en détail les activités identifiées au DPO - Sommaire. Il détaille les rôles, issus du RACI, de chaque intervenant au processus et identifie également les intrants et les extrants aux activités.
• Le DPO - Sommaire et le RACI y sont intégrés. Les efforts pour la réalisation du DPO - Sommaire et du RACI sont exclus, ayant déjà été réalisés au préalable.
• Une présentation orale sommaire au comité de gestion du client peut être requise lorsque plus d’une unité administrative est impliquée ou visée. Un document PowerPoint résumant le bien livrable est utilisé lorsqu’une telle présentation est requise; ce document est alors considéré comme un élément faisant partie du bien livrable.

 

    Bien livrable 8 : Stratégie et plan de mise en oeuvre

• Afin d’être opérationnels et efficaces, les façons de faire (processus, rôles et responsabilités (RACI), recommandations en organisation du travail) mentionnées dans les biens livrables, doivent être mises en oeuvre . Plus particulièrement, certaines activités sont requises pour assurer le fonctionnement optimal des façons de faire et assurer leur adhésion par les ressources du client.
• La stratégie de mise en oeuvre présente donc les activités requises, un échéancier de réalisation et identifie les responsables pour assurer la mise en oeuvre des façons de faire.

 

        Les activités suivantes se retrouvent notamment dans la stratégie de mise en oeuvre, mais elles peuvent être modifiées selon la nature des biens livrables ou le contexte :

•   l’intégration des biens livrables au portail documentaire de la direction (site SharePoint);
•  la mise en place d’outils, lorsque requis;
•  une présentation au comité de gestion;
•  l’identification des indicateurs de performance (dans le cas d’un processus) ;
•  un plan de communication;
•  l’identification des présentations ou formations requises pour le personnel impacté;
•  une période d’essais ;
•  le suivi des activités de mise en oeuvre.
• La stratégie de mise en oeuvre présente aussi le contexte du ou des biens livrables ainsi qu’un sommaire des éléments clés de ces biens livrables.
• Une présentation orale sommaire au comité de gestion peut être requise lorsque plus d’une direction est impliquée ou visée. Un document PowerPoint résumant le bien livrable est utilisé lorsqu’une telle présentation est requise;